Email-рассылки остаются одним из самых эффективных каналов коммуникации со спортсменами и родителями.

В отличие от мессенджеров, электронная почта позволяет отправлять подробную информацию, прикреплять документы, использовать красивое оформление писем и получать подробную аналитику по каждому отправленному сообщению.

При этом стоимость отправки одного письма начинается примерно от 50 копеек, что делает email одним из самых доступных инструментов коммуникации для спортивного клуба.

С помощью электронной почты можно:

• уведомлять о соревнованиях и мероприятиях;
• отправлять счета на оплату;
• информировать о переносах тренировок;
• напоминать о продлении абонементов;
• отправлять новости клуба;
• информировать о сборах и выездных мероприятиях;
• отправлять документы и инструкции для родителей;
• поздравлять спортсменов с достижениями.

Email особенно полезен для важной информации, которую родители могут легко найти спустя несколько недель или месяцев.

Главное преимущество email перед обычными рассылками

Большинство каналов коммуникации позволяют только отправить сообщение.

Email рассылка же позволяет видеть результат. После отправки письма руководитель клуба может узнать:

• было ли письмо доставлено;
• открыл ли его получатель;
• сколько раз письмо открывали;
• переходил ли пользователь по ссылкам;
• кто из получателей проявил интерес к информации.

Такая аналитика помогает понимать, насколько эффективно работает коммуникация с клиентами. Например, если письмо о соревнованиях открыли 90% родителей, значит информация была востребована.

Если письмо открыли только 20%, стоит пересмотреть тему письма или время отправки.

Что потребуется для запуска рассылок

Перед отправкой email-рассылок в SportCRM необходимо провести определенные настройки, а именно:

1. Подготовить собственный домен

Для массовых рассылок необходимо использовать собственный домен клуба.

Например:

• sportclub.ru
• academy.ru
• football-school.ru

Использовать личный адрес вроде Gmail или Mail.ru для массовых рассылок не получится.

2. Получить доступ к DNS-записям домена

Для подтверждения домена потребуется внести специальные DNS-записи.

Поэтому необходимо:

• иметь доступ к панели управления доменом;
• либо привлечь программиста или системного администратора.

Без настройки DNS-записей рассылки работать корректно не смогут. 

3. Создать почтовый ящик на домене

Очень важный момент. На домене обязательно должен существовать рабочий почтовый ящик.

Например:

• info@sportclub.ru
• admin@sportclub.ru
• support@sportclub.ru

Это необходимо для того, чтобы родители могли отвечать на ваши письма.

Если спортсмен или родитель нажмёт кнопку «Ответить», сообщение должно попасть в рабочую почту клуба.

4. Подготовить шаблоны писем

Перед запуском рекомендуется заранее подготовить шаблоны основных рассылок:

• соревнования;
• сборы;
• переносы занятий;
• поздравления;
• продление абонементов;
• напоминания об оплате.

Это позволит быстро запускать рассылки без постоянного создания новых писем.

5. После этого можно будет делать рассылку из SportCRM

Почему важно подтверждать домен

После подключения домена необходимо подтвердить его в сервисе рассылок. Это позволяет почтовым сервисам понимать, что письма действительно отправляет ваш клуб.

Для этого обычно настраиваются специальные DNS-записи:

• SPF;
• DKIM;
• DMARC.

Эти настройки повышают доставляемость писем и снижают вероятность попадания в спам. 

Что такое прогрев домена?

Если ваш домен раньше никогда не использовался для массовых рассылок, нельзя сразу отправлять тысячи писем. Почтовые сервисы могут посчитать такую активность подозрительной. Поэтому используется процедура прогрева домена.

Суть очень проста, сначала отправляется небольшое количество писем, затем объём постепенно увеличивается. 

Так формируется положительная репутация домена и повышается доставляемость рассылок.

Как сделать письмо эффективным

Хорошая рассылка должна быть простой и понятной. Мы рекомендуем использовать следующую структуру:

Заголовок

Кратко сообщает основную мысль письма.

Основной текст

Содержит только важную информацию.

Кнопка действия

Например:

• Записаться;
• Подтвердить участие;
• Оплатить;
• Подробнее.

Контакты клуба

В конце письма всегда должны присутствовать контакты для связи. 

Какие показатели можно отслеживать

После запуска рассылки становятся доступны основные показатели эффективности:

1. Открытия писем (показывают, сколько человек прочитали письмо.
2. Переходы по ссылкам ( (Позволяют понять, насколько информация заинтересовала получателей))
3. Доставляемость ( (Показывает количество успешно доставленных сообщений))
4. Активность конкретного получателя (Можно увидеть историю взаимодействия отдельного клиента с письмами клуба)

Email-рассылки позволяют спортивному клубу выстроить профессиональную коммуникацию с родителями и спортсменами.

Если клуб регулярно проводит соревнования, сборы, мероприятия и работает с большим количеством спортсменов, email-рассылки становятся удобным инструментом для информирования и удержания клиентов.